ProvozPracovní postupy

FAKTURA PŘIJATÁ

1) kontrola faktury
- je nutné zkontrolovat, že faktura obsahuje všechny náležitosti faktury, především adresu dodavatele a odběratel, IČ a DIČ naší společnosti a IČ a případně i DIČ dodavatele (pokud je plátcem DPH), název zboží či služby, která je fakturována a rozdělení základu daně a daně, případně pokud jde o neplátce DPH, musí být na faktuře uvedeno "nejsem plátce DPH"

2) schválení faktury
- každá faktura přijatá musí být schválena nadřízeným daného střediska, ten také určí, na jaké středisko je nutné fakturu zadat

3) zadání faktury
- pokud je faktura schválena a zkontrolována, je možné ji zadat do systému: https://opentis.uvt.cz/main.php?c=invoices/add-received
- pokud dodavatel již existuje, tak je faktura zadána pod jeho kontakt, zadá se datum vystavení faktury, duzp a datum zápisu se vyplňují automaticky podle data zadávání do systému, důležité je datum splatnosti, dále se zadají položky dle sazeb DPH, zaokrouhlení se dává do kolonky korekce

4) sken faktury
- ke každé přijaté faktuře je nutné přiložit náhled faktury, buď je možné fakturu přiložit přímo (pokud nám byla zaslána emailem) nebo je nutné ji naskenovat a přiložit
- sken faktur probíhá do připravené složky

5) naskladnění zboží (služby)
- po zadání faktury je potřeba naskladnit zboží nebo službu na faktuře uvedené
- zboží naskladňují převážně kluci (obchodníci) a přidávají slouží k tomu tabulka naskladňování 2013.xls zde uložená: U:\office\provoz
- je velie důležité zvolit položku se správným DPH - to se pak přenáší rovnou do účetního programu
- důležité je také vybrat správné středisko a typ výdaje

6) vyskladnění zboží (služby)
- každé zboží či služba musí být vyskladněno na příslušnou zakázku

Doporučuji si při každém naskladnění či vyskaldnění vyhledat předchozí fakturu stejného dodavatele a postupovat stejně. U většiny služeb se naskladňují a vyskladňují položky stejně. Pokud není jasné jaký typ výdaje má být použit, tak je dobré vybrat Nevím - to si pak zaúčtuje rovnou účetní.

OSTATNÍ DAŇOVÉ DOKLADY

ZÁLOHOVÁ FAKTURA
- neboli PROFORMA je doklad, který souží k zaplacení zboží či služby předem - před vystavením řádného dokladu
- tento doklad ze zatím do systému nezadává, pouze se zaplatí, na doklad se napíše datum úhrady, je nutné si tuto zálohovku někam poznamenat a poslat ji Zuzaně do účetnictví
- do konce měsíce, kdy byla zálohová faktura vystavena by měl přijít řádný daňový doklad - faktura, ta se klasicky zadá, jen se dá rovnou proplatit, protože byla placena zálohou
- pokud zboží či služba nebyly poskytnuty do konce měsíce, měl by dodavatel vystavit tzv. DAŇOVÝ DOKLAD K ZÁLOZE - nejde ještě o klasickou fakturu, ale pouze jde o vyčíslení DPH
- dodavatelé energií vystavují tzv. Předpisy záloz - údaje o výši a splatnosti záloh je nutné si poznamenat do zakázek k tomu určenyých a pak řádně tytot zálohy platit, tyto doklady se pak také posílají rovnou Zuzaně do účetnictví

DAŇOVÝ DOKLAD K ZÁLOZE
- jedná se o doklad, na kterém je vyúčtována zaplacená záloha
- zatím se tento doklad do systému nezadává, jen se zkontroluje, že potvrzuje zaplacenou zálohu a pošle se Zuzaně do účetnictví
- může se jednat o doklad k záloze na zboží (pokud nebylo ještě dodáno a je konec měsíce, ve kterém byla záloha zaplacena) nebo o doklad k přijatým zálohám na energie (voda, plyn, elektřina)

OSTATNÍ ÚČETNÍ DOKLADY:
- zjednodušeně lze říct, že jde o doklady, kde je uvedena částka, např. předpis pojistného, krycí dopis k vyřešené pojistné události, emailem zaslaná žádost od Lídy Šrejberové na úhradu zálohy pro General Registery atp.
- předpisy pojistného na auta jsou hromadné (od ČP) nebo jednotlivé (např. na S1, A1 atp.) - po jejich zaplacení se posílají Zuzaně do účetnictví

POKLADNÍ DOKLADY:
- zjednodušený daňový doklad je takový, který neobsahuje všechny náležitosti jako má faktura, stačí tam jen jméno a IČ a případně DIČ dodavatele, položka a částky, případně sazba DPH - POZOR někdy bývají i na A4 a vypadají jako faktura
- částka zjednodušeného daňového dokladu nesmí přesáhnout 10.000 Kč vč. DPH
- VPD (výdajové pokladní doklady) mohou být např. za úhradu faktury (např. doklad od PPL), za nákup materiálu, výměnu pneu, nákup součástek atp., pokud neobdržím doklad na úhradu nějaké faktury, tak je nutné ho vypsat ručně
- k většině VPD se vypisuje "košilka", na které se vypíše druh nákupu, kdo nakupoval, datum proplacení (nemusí odpovídat datu na dokladu) a středisko - takovýto doklad většinou schvaluje nadřízený a proplácí se dotyčnému až po schválení
- příjmové doklady jsou dvojího typu - Paragony - ty vystavujeme my na zboží nebo služby do 10.000 Kč a PPD (příjmové pokladní doklady), které slouží jako potvrzení o zaplací především faktur - nyní je možné je tisknout přímo ze systému* nebo je možné vypsat ručně PPD - kopie patří nám a originál klientovi
- pokud jsou doklady (PPD nebo VPD) na úhradu faktury, tak se musí dát faktura jako proplacená s datem platby
- pokladní doklady se za celý měsíc sesumírují a začátem následujícího měsíce pošlou Zuzaně do účetnictví
- zvlášť se dají příjmové doklady a zvlášť výdajové, vše na formátu A4 a seřazeno podle data (nahoře nejnižší datum), doklady, které podléhají vyblednutí je nutno okopírovat na košilku nebo na šmírák, na který je doklad vylepen

Hvězdička : Při platbě faktury hotově se zobrazí nový řádek se zaškrtávadlem, které zaškrtnete, pokud chcete vystavit i příjmový pokladní doklad, faktura se proplatí a mezi PDF dokumenty faktury se zobrazí nový odkaz na tisk PPD. Na jedné stránce jsou 2 totožné PPD, jednu polovinu dostane klient, druhou si necháme pro účetní.

ZÁPOČET
- neboli Vzájemný zápočet závazků a pohledávek je doklad, na kterém dojde k započtení vzájemných závazků mezi dodavatelem a odběratelem
- používá se především po obdržení dobropisu od stálého dodavatele, např. firma TechData? nám vystaví dva dobropisy a jednu fakturu, která je na vyšší částku než součet částek obou dobropisů - náš závazek se tedy sníží na faktuře o částku těch dvou dobropisů a firmě TedData? zapltíme pouze rozdíl částek
- všechny zápočty se ukládají zde: U:\office\ucto\2013\Zápočty 2013
- po vytvoření zápočtu je nutné poslat ho emailem k odsouhlasení druhé straně
- jakmile je odsouhlasený, tak se na dobropisy zapíše čáskta zápočtu a číslo faktury, se kterou byly započteny a dají se jako proplacené a na faktuře, kde zbývá doplatek se upraví částka k úhradě tak, aby došlo k zaplacení pouze rozdílu částek